Jedes Jahr verzögern sich tausende Einwanderungsanträge in die USA nicht, weil mit dem Antragsteller etwas nicht stimmte, sondern weil mit einer Übersetzung etwas nicht stimmte. Eine Geburtsurkunde, übersetzt von einer Cousine, die die Sprache spricht. Ein Zeugnis, bei dem nur die relevante Seite übersetzt wurde. Eine Bestätigung ohne Unterschrift.

Nichts davon ist ein exotischer Fehler. Es ist das normale Ergebnis einer Vorschrift, die kaum jemand vollständig liest, weil sie aus einem einzigen Satz besteht, tief im US-Bundesrecht steht und weniger sagt, als die meisten erwarten.

Dieser Leitfaden erklärt, was die Regel tatsächlich verlangt, wie eine konforme Übersetzung aussieht und wo Anträge scheitern.

Die Vorschrift im Wortlaut

Die Anforderung steht in 8 CFR 103.2(b)(3):

Jedes Dokument in einer Fremdsprache, das bei USCIS eingereicht wird, muss von einer vollständigen englischen Übersetzung begleitet sein, die der Übersetzer als vollständig und richtig bestätigt hat, sowie von der Bestätigung des Übersetzers, dass er befähigt ist, aus der Fremdsprache ins Englische zu übersetzen.

Das ist die gesamte Anforderung. Liest man sie genau, ergeben sich drei Pflichten:

  1. Die Übersetzung muss vollständig sein. Nicht der relevante Teil. Keine Zusammenfassung. Alles auf dem Dokument, einschließlich Stempeln, Siegeln, Randvermerken und handschriftlichen Notizen.
  2. Der Übersetzer muss bestätigen, dass die Übersetzung vollständig und richtig ist.
  3. Der Übersetzer muss bestätigen, dass er befähigt ist, aus dieser Sprache ins Englische zu übersetzen.

Und nun der interessantere Teil — was die Vorschrift nicht sagt.

Vier Dinge, die USCIS nicht verlangt

Ein Großteil der Verwirrung entsteht durch Anforderungen, die viele für gegeben halten, die es aber nicht gibt.

Eine notarielle Beglaubigung ist nicht erforderlich. Ein Notar bestätigt die Identität des Unterzeichners; über die Qualität der Übersetzung sagt das nichts. USCIS verlangt die Bestätigung des Übersetzers, nicht den Stempel eines Notars. Manche Konsulate und ausländische Stellen verlangen sie schon,  daher kommt der Irrtum. Für eine USCIS-Einreichung ist sie optional.

Es gibt keine Liste zugelassener Übersetzer. USCIS führt für gewöhnliche Einreichungen kein Register akkreditierter Übersetzer, und keine Zertifizierung ist formal vorgeschrieben. Eine ATA-Zertifizierung ist ein starkes Qualitätssignal und nützlich, eine rechtliche Voraussetzung ist sie nicht.

Es gibt keine offizielle Vorlage. USCIS veröffentlicht kein Formular für die Bestätigung. Jede Formulierung, die die drei oben genannten Pflichten abdeckt, ist zulässig.

Der Übersetzer muss sich nicht in den USA befinden. Die Vorschrift enthält keine geografische Anforderung. Eine in Deutschland angefertigte Übersetzung ist ebenso gültig vorausgesetzt, sie erfüllt die drei Punkte.

So sieht eine konforme Bestätigung aus

Die am weitesten verbreitete Formulierung, und die dem USCIS Policy Manual am nächsten kommende, lautet:

I, [vollständiger Name], hereby certify that I am competent to translate from [Ausgangssprache] into English, and that the foregoing is a complete and accurate translation of the attached document.

Signature: ______________________
Printed name:
Address:
Contact telephone / email:
Date:

Die Bestätigung wird der Übersetzung beigefügt, nicht dem Original. Und beachten Sie das Wort foregoing,  die Erklärung steht nach dem übersetzten Text, nicht davor.

Eine Bestätigung pro Dokument. Dieser Punkt wird am häufigsten übersehen. Wenn Sie eine Geburtsurkunde, eine Heiratsurkunde und ein Führungszeugnis einreichen, brauchen Sie drei getrennte Übersetzungen mit jeweils eigener Bestätigung. Eine Sammelbestätigung für „alle beigefügten Dokumente“ ist nicht konform.

Die sechs Fehler, die zu einer Rückfrage (RFE) führen

1. Teilübersetzung

Der Antragsteller übersetzt die Felder, die relevant erscheinen, und lässt den Rest weg. „Vollständige englische Übersetzung“ bedeutet aber jedes Element der Seite: den Namen der ausstellenden Behörde, die Registernummer, den Gebührenstempel, die unleserliche Unterschrift, den Stempel auf der Rückseite.

Wo Text wirklich nicht lesbar ist, sollte die Übersetzung das ausdrücklich vermerken — [illegible stamp, upper right] — statt ihn stillschweigend wegzulassen. Ein ehrlicher Klammervermerk ist konform. Eine Lücke nicht.

2. Der Antragsteller übersetzt sein eigenes Dokument

Selbst bei fließend zweisprachigen Antragstellern ist das ein Problem: Der Übersetzer bestätigt seine eigene Einreichung, und schon der Anschein eines Interessenkonflikts genügt. USCIS-Sachbearbeiter haben hier Ermessensspielraum einen, den man nicht testen möchte. Dasselbe gilt für enge Familienangehörige.

3. Ein Layout, das dem Original nicht entspricht

Eine beglaubigte Übersetzung ist keine abgetippte Zusammenfassung. Der prüfende Sachbearbeiter muss Original und Übersetzung nebeneinanderlegen und jedes Element zuordnen können. Hat das Original eine Tabelle, hat auch die Übersetzung an derselben Stelle eine Tabelle. Steht unten links ein Siegel, weist die Übersetzung unten links auf ein Siegel hin.

4. Fehlende oder nicht unterschriebene Bestätigung

Eine nicht unterschriebene Bestätigung ist keine Bestätigung. Digitale Signaturen werden in der Regel akzeptiert; ein getippter Name ganz ohne Unterschrift ist die Variante, die Probleme macht.

5. In der Übersetzung „korrigierte“ Namen

Wenn im Reisepass Ivan steht und in der Geburtsurkunde Iwan, dann übernimmt die Übersetzung Iwan. Übersetzer sind manchmal versucht, Schreibweisen über die Akte hinweg anzugleichen, um zu helfen. Das erzeugt eine Abweichung zwischen übersetztem Dokument und Original, genau das, worauf der Sachbearbeiter prüft. Abweichungen zwischen Dokumenten gehören in ein Anschreiben, niemals in eine Übersetzung.

6. Datumsformate ohne Hinweis umgestellt

03.04.2020 ist in einem deutschen Dokument der 3. April. In einer US-Einreichung liest sich 03/04/2020 als 4. März. Gute Praxis: Daten eindeutig ausschreiben — 4 April 2020 — damit keine Umrechnungsannahme nötig ist.

Welche Dokumente typischerweise übersetzt werden müssen

Der Reisepass ist die übliche Ausnahme. USCIS verlangt in der Regel keine vollständige Übersetzung der maschinenlesbaren Passseite, weil das Format international standardisiert ist Visa und Einreisestempel im Pass können aber übersetzungspflichtig sein, wenn Sie sich als Nachweis darauf berufen.

Was das kostet und wie lange es dauert

Beglaubigte Urkundenübersetzungen für US-Behörden werden meist pro Seite statt pro Wort abgerechnet, weil es sich um kurze, standardisierte Dokumente handelt. Rechnen Sie mit etwa 25–60 $ pro Seite bei gängigen Sprachpaaren, mehr bei selteneren Sprachen. Die Bearbeitung einer üblichen Personenstandsurkunde dauert normalerweise 24–48 Stunden.

Liegt ein Angebot deutlich darunter, fragen Sie nach, wer die Arbeit macht und ob ein Mensch das Ergebnis prüft. Eine maschinelle Übersetzung mit angehefteter Bestätigung ist streng genommen eine falsche Bestätigung und die unterzeichnende Person behauptet eine Befähigung, die sie möglicherweise nicht hat.

Vor der Einreichung: kurze Checkliste

  • Jedes fremdsprachige Dokument im Paket hat eine Übersetzung
  • Jede Übersetzung erfasst das gesamte Dokument, inklusive Stempeln und Siegeln
  • Jede Übersetzung hat ihre eigene unterschriebene Bestätigung
  • Die Bestätigung nennt den Übersetzer, bestätigt Befähigung und Richtigkeit und ist datiert
  • Der Übersetzer ist weder der Antragsteller noch ein enger Angehöriger
  • Namen sind exakt so wiedergegeben, wie sie auf dem jeweiligen Original stehen
  • Daten sind eindeutig geschrieben
  • Das Layout entspricht dem Original so weit, dass ein Vergleich auf einen Blick möglich ist